SOP (STANDART OPERATIONAL SYSTEM)

      A. PENGERTIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

            Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksi kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

            Menurut Tjipto Atmoko, Standart Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerjapada unit kerja yang bersangkutan.

1.     Manfaat Standar Operasional Prosedur

·  sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menyelesaikan tugasnya.

·   Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.

·   Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.

·  Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

·        Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.

·    Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

· Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi.

·        Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

·        Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai.

·  Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikuloleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

2.     Tujuan Standard Operating Prosedure (SOP)

· Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.

·  Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.

· Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.

·      Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.

·    Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.

3.     Fungsi Standarad Operating Prosedure

·        Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

·        Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.

·        Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak

·        Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dala bekerja.

·        Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

            Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur sebagai acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang profesional, handal sehingga dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan.

4.     Keuntungan adanya Standard Operating Prosedure (SOP)

·        SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten.

·        Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan.

·      SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.

    

E. PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROSEDURE

a.     Standard operating prosedure harus ditulis secara jelas, sederhana dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan untuk satu kegiatan tertentu.

b.     Standard operating prosedure harus dapat menjadi pedoman yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya pelayanandan tatacara pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan.

c.  Standard operting prosedure harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lama waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masing-masing pegawai/pejabat.

d. Standard operating prosedure harus udah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan yang berlaku.

e.  SOP harus menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri jika terjadi hambatan.

1.                 Manfaat prosedur tertulis adalah;

a.     Planning-controlling

                        >mempermudah dalam pencapaian tujuan.

                        > merencanakan besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing                           pegawai.

                        > menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya.

                        > mepermudah pengawasan.

b.     Organizing

                        >mendapatkan intruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan.

                        >dihubungkan dengan alat yang mendukung pekerjaan kantor dan   

                         dokumen.

                        > menciptakan konsistensi kerja.

c.      Staffing-leading

                        > memmbantu atasan dalam memberikan intruksi kerja bagi pegawai.

                        > konseling untuk bawahan agar memberikan kontribusi maksimal

                        > mempermudah pemberian penilaian bagi bawahan.

d.     Coordination

                        > menciptakan koordinasi yang baik antar departemen

                        > untuk menetapkan dan membedakan prosedur rutin dan independen

F. TEKNIK MENYUSUN SOP

            Ada tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan untuk membuat suatu prosedur yang baik dan memaksimalkan semua potensi yang ada, anatara lain sebagai berikut:

1.                  Menentukan tujuan yang ingin dicapai.

2.                 Membuat rancangan awal.

3.                 Melakukan evaluasi internal.

4.                 Melakukan evaluasi eksternal.

5.                 Melakukan uji coba.

6.                 Menempatkan prosedur pada unit terkait.

7.                 Menjalankan prosedur yang sudah dibuat.

 Standar Operasional Prosedur (SOP) sangat penting bagi kesehatan, keselamatan dan keamanan kerja dalam menjalani pekerjaan. SOP sangat besar manfaatnya dalam melaksanakan pekerjaan, dalam menangani bahaya atau resiko, dalam menggunakan peralatan dan melakukan sesuatu pekerjaan dengan keadaan yang sehat dan selamat.Kesehatan, keselamatan dan keamanan kerja di sekolah mestinya telah menjadi isu penting, karena Indonesia telah memiliki undangundang akan hal ini, namun pelaksanaannya sering diabaikan oleh perusahaan/sekolah maupun pakerja/siswa. Dengan menerapkan standar kesehatan, keselamatan dan keamanan kerja, diharapkan para pekerja/siswa akan terlindung dari kemungkinan resiko kerja yang selalu mengancamnya, baik yang disebabkan oleh lingkungan kerja maupun kesalahan pekerja/siswa itu sendiri (human error).

Pihak perusahaan/sekolah harus menjamin bahwa lingkungan kerja dan peralatan yang digunakan aman. Oleh karena itu menjadi kewajiban bagi setiap perusahaan/sekolah untuk mengadakan pelatihan kepada para calon karyawannya sebelum beroperasi. Untuk itu dibutuhkan suatu standar yang berlaku untuk perusahaan/sekolah tersebut.


Kurangnya pengalaman kerja dapat menyebabkan kecelakaan dalam bekerja. Supaya kecelakaan kerja lebih kecil diperlukan perhatian dan kewaspadaan secara terus menerus. Satu upaya penyelamatan juga tergantung pada unjuk kerja setiap karyawan/siswa. Kecelakaan itu sangat mudah terjadi. Para praktisi berpendapat bahwa hanya memerlukan satu orang untuk menimbulkan suatu kecelakaan, sedangkan untuk mencegah kecelakaan diperlukan kerja sama tim yang baik dari setiap anggota tim itu sendiri.

Hukum Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan Kerja yang Berlaku Secara International
Perlindungan tenaga kerja dibidang keselamatan kerja di indonesia telah mengarungi sejarah yang panjang, dimulai lebih dari satu abad yang lalu. Usaha penanganan keselamatan kerja di Negeri ini dimulai sejalan dengan pemakaian mesin uap untuk keperluan pemerintah Hindia - Belanda, yang semula pengawasannya ditujukan untuk mencegah kebakaran.


Perusahaan/sekolah kejuruan secara hukum berkewajiban untuk menghilangkan atau mengurangi resiko/kecelakaan kerja sekecil mungkin. Ketika pekerja/sekolah dalam keadaan penuh tekanan, atau bekerja dalam suasana yang sangat sibuk tidaklah mudah untuk menerapkan keamanan kerja. Namun demikian, dalam keadaan apapun pekerja/siswa harus tetap memperhatikan dan menerapkan keamanan dan keselamatan kerja. Jadikan keamanan kerja sebagai prioritas utama. Untuk melaksanakan tujuan tersebut perusahaan/sekolah kejuruan harus menyediakan atau membuat panduan keselamatan kerja. Tugas pekerja/siswa adalah menggunakan peralatan dan mengaplikasikan keselamatan dan keamanan kerja yang telah ditetapkan oleh pihak perusahaan/sekolah. Perusahaan/sekolah menyediakan alat-alat perlindungan keselamatan kerja, seperti: sandal jepit karet, masker, sarung tangan, helm, kaca mata, bidal, celemek, alat kerja yang bukan penghantar listrik, tangga dan sebagainya. Alat-alat pemadam kebakaran harus ditempatkan ditempat yang mudah terlihat dan terjangkau serta diberi cat bewarna merah. Benda-benda yang mudah terbakar harus diperhatikan keamanannya, serta dilakukan tindakan pencegahan terhadap bahaya kebakaran.


Semua pekerja/siswa wajib mengetahui tempat alat-alat pemadam kebakaran dan mengetahui cara penggunaannya. Untuk mencegah kecelakaan kerja, semua pekerja/siswa harus mentaati seluruh peraturan dan tata cara pemakaian alat kerja serta ketentuan kerja yang dikeluarkan perusahaan dengan berpedoman pada undang-undang yang berlaku. Perlu selalu diingat bahwa akibat yang ditimbulkan dari kelalaian dapat menyebabkan pekerja/siswa diberhentikan dari pekerjaan/sekolah. Terlebih lagi jika pekerja/siswa diketahui menyalahi prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Oleh karena itu sebaiknya pekerja/siswa selalu berhati-hati dalam mengerjakan tugas masing-masing.
Bila terjadi kebakaran, pluit/tanda bahaya atau tanda khusus lainnya harus segera dibunyikan, dan para pekerja/siswa yang ada ditempat kejadian tersebut, terutama kaum pria dan petugas pemadam/penanggulangan kebakaran harus berusaha memadamkan api, dan para pekerja/siswa lain supaya turut membantu bila mana diperlukan, serta secara periodik akan dilaksanakan latihan pemadam kebakaran dan pembinaan-pembinaan terhadap regu pemadam kebakaran yang telah dibentuk.
Setiap pekerja/siswa harus mematuhi dan melaksanakan instruksi-instruksi tentang pemakaian alat-alat perlindungan kesehatan dan keamanan kerja yang disediakan perusahaan/sekolah. Tempat kerja dipelihara kebersihan serta kerapihannya, dan untuk kesehatan bersama dilarang meludah dilantai, dilarang membuang sampah di sembarang tempat. Setiap pekerja/siswa yang mengetahui pekerja lain menderita penyakit menular, seperti : lepra, syphilis, kolera, TBC, demam berdarah, muntahber dan sebagainya, harus melapor kepada pimpinan perusahaan atau kepala sekolah dan guru tentang penyakit tersebut untuk diambil langkah-langkah pencegahan dan pengobatan.


Hubungan keselamatan kerja dengan perlindungan tenaga kerja meliputi aspek-aspek yang sangat luas, antara lain perlindungan keselamatan kerja dan kesehatan. Maksud perlindungan ini ialah agar tenaga kerja/siswa secara umum melaksanakan pekerjaannya sehari-hari untuk meningkatkan produksi/ menerapkan tuntutan kurikulum. Karena itu, keselamatan kerja merupakan segi penting dari perlindungan tenaga kerja/siswa di sekolah kejuruan.



SUMBER :

• http://mudiasa.blogspot.com/2012/05/prosedur-k3.html
• https://www.academia.edu/8634744/A._PENGERTIAN_STANDAR_OPERASIONAL_PROSEDUR